Un employeur étranger réalise un contrat comportant des services au Canada? Attention aux obligations fiscales d’employeur!

Une entreprise étrangère cherche activement à prendre de l’expansion au Canada. Après de nombreuses démarches de développement des affaires et de longues séances de négociations, le but se rapproche : un premier contrat est conclu. L’entreprise s’empresse de signer et de mettre en branle le processus de livraison. Pourtant, un risque la guette : les obligations fiscales canadiennes qui lui incombent.

En général, lorsqu’une entreprise étrangère vend un bien à un acquéreur pour utilisation au Canada, elle n’a aucune obligation fiscale. L’entreprise n’est pas exploitée au Canada, elle n’y a pas d’établissement stable et, selon les termes de l’entente, elle n’est pas nécessairement l’importateur. Toutefois, lorsque le bien livré par l’entreprise comporte la prestation de services d’installation, de mise en place et de formation, la situation est radicalement différente.

La question des douanes et des taxes à la valeur ajoutée se pose également. Plus important encore, il vous faut absolument clarifier vos obligations à titre d’employeur pour les employés déployés au Canada. Le présent article porte sur les obligations d’employeur.

Quelles sont vos obligations en tant qu’employeur étranger déployant ses employés au Canada?

En tant qu’employeur étranger, vous avez de nombreuses obligations relativement à vos employés. Lorsqu’ils sont déployés au Canada, même si ces derniers ne sont pas résidents canadiens ou que leur séjour se fait de manière très ponctuelle, des obligations canadiennes s’ajoutent. Les employés en question peuvent aussi avoir des obligations fiscales personnelles. Les obligations des employeurs sont les suivantes :

1. l’employeur étranger doit obtenir un numéro d’entreprise fédéral;
2. l’employeur étranger doit obtenir un numéro d’identification du Québec;
3. l’employeur étranger doit confirmer si un permis de travail délivré par Citoyenneté et Immigration Canada doit être délivré pour les employés à l’égard de leurs tâches au Canada;
4. les employés déployés au Canada doivent demander un numéro d’identification-impôt pour que l’employeur étranger soit en mesure d’effectuer et de remettre les retenues aux autorités fiscales;
5. les formalités doivent être remplies auprès de l’organisme du pays de l’employeur étranger afin de se prévaloir des termes de l’entente de sécurité sociale entre l’état étranger et le Canada et le Québec pour que l’employeur étranger ne soit pas tenu de :
   1. payer les cotisations d’employeur au Fonds des services de santé (FSS), à Retraite Québec et au Régime de pensions du Canada (RPC);
   2. retenir les cotisations d’employé à Retraite Québec et au RPC;
   3. payer une cotisation au Québec relativement à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CSSNT) pour les accidents du travail et les maladies professionnelles.

Le Règlement sur l’assurance emploi prévoit qu’un emploi n’est pas assurable lorsqu’il est « exercé au Canada par un employé [d’un employeur étranger] qui réside [à l’étranger], si, en vertu de la loi sur l’assurance-chômage de ce pays, des cotisations sont payables pour les services qu’elle fournit au Canada ». Il est donc important de comparer le régime d’assurance-emploi à celui du pays étranger pour déterminer si cette exception est applicable.

Ainsi, si vous satisfaites aux formalités, vous ne serez tenu à aucune cotisation patronale canadienne et québécoise sur les salaires de vos employés étrangers déployés au Canada. Il est également important de se soucier des obligations des employés, afin que leur déploiement demeure une expérience monétairement neutre pour eux. Si une retenue doit être faite ou si une exception peut être applicable, il est important de ne rien manquer.

Les retenues sur le salaire des employés étrangers

La question de l’assujettissement aux impôts canadiens et québécois (et aux retenues d’impôt conséquentes) de la rémunération versée à vos employés non-résidents du Canada pour du travail effectué dans ce pays est complexe. En effet, une exception peut s’appliquer à la retenue et un impôt canadien peut devoir être payé. Cette question doit être résolue à la lumière des dispositions de la loi canadienne et de la convention fiscale entre le pays de résidence de l’employeur et le Canada.

En tout état de cause, l’employeur doit choisir les meilleures options en fonction des plans initiaux, quitte à modifier sa position par la suite et effectuer les cotisations et les prélèvements sur les salaires de ses employés déployés au Canada en conformité avec les options retenues. Les montants ainsi prélevés du salaire d’un employé au cours d’un mois doivent normalement être remis aux autorités fiscales au plus tard le 15^e jour du mois suivant. Le défaut de le faire entraîne l’application d’une pénalité établie en fonction du pourcentage du montant qui aurait dû être retenu, peu importe les motifs de l’omission et le montant d’impôt ultimement payable par les employés.

Paiements du client de l’employeur étranger relativement aux services rendus

Lorsqu’un paiement est versé à un non-résident du Canada pour des services rendus au Canada, la règle de base est qu’une retenue en vertu de l’article 105 du Règlement de l’impôt sur le revenu et son équivalent québécois doit être effectuée par le client-payeur pour ces services canadiens. Ces retenues, fédérales et québécoises, totalisent 24 %. Une dispense peut être obtenue dans certaines situations. En l’absence d’une dispense, ou en cas de doute, le payeur canadien a intérêt à effectuer la retenue afin d’éviter qu’une pénalité et des intérêts lui soient imposés.

Conclusion

L’empressement à conclure et à réaliser un contrat en vue de la livraison de biens et de la prestation de services au Canada peut être mauvaise conseillère. Lorsque des services sont rendus, il devient important de vérifier ses obligations fiscales et de s’y conformer. Il est évidemment possible de ne pas le faire par manque d’information ou insouciance à vos risques et périls, et possiblement d’échapper aux contrôles fiscaux. Mais ce n’est pas un pari heureux et de lourdes conséquences financières peuvent découler d’une telle négligence, notamment le paiement des montants qui auraient dû être retenus du salaire des employés, les pénalités sur ces montants et les intérêts applicables. En tant que professionnels, nous pouvons vous aider dans un tel dédale à établir des liens commerciaux sains avec le Canada.