Tirez le maximum des opérations de votre entreprise grâce à l’automatisation

Les concepts Lean et Six Sigma sont généralement connus de tous[1]. Cependant, la course incessante vers l’efficacité a donné lieu à un autre concept au cours des dernières années, la robotisation des processus. Grâce à elle, les entreprises bénéficient de nouvelles possibilités pour réduire les coûts, simplifier les processus et diminuer globalement les délais pour générer des produits.

Comme environ 45 % des tâches quotidiennes d’un employé pourraient être automatisées[2], la robotisation des processus offre des solutions modernes, virtuelles et simplifiées en vue de remplacer des modèles d’affaires existants fortement axés sur la main-d’œuvre, dans le but d’optimiser la productivité générale. En robotisant ses processus, votre organisation pourrait enfin libérer ses ressources les plus précieuses (les membres de votre équipe) pour qu’elles se concentrent sur des projets qui ont plus de valeur.

 En quoi consiste la robotisation des processus?

Comme les machines sont en mesure d’effectuer de façon indépendante des tâches simples et complexes réalisées par des humains, comme interpréter, décider, agir et apprendre, la robotisation des processus s’apparente à de la main-d’œuvre « virtuelle » conçue spécialement pour vos besoins. La robotisation des processus offre différentes solutions qui dotent des logiciels (ou des robots) de la capacité nécessaire pour accomplir des tâches quotidiennes dans le cadre d’un processus, tâches qui, auparavant, nécessitaient un investissement important de main-d’œuvre, notamment le traitement de transactions, la manipulation de données ou les tâches de flux des travaux[3].

Avec la robotisation des processus, on tente de remplacer le recours aux humains par des solutions systémiques, répétitives et évolutives qui sont en mesure d’exécuter des tâches rudimentaires et répétitives semblables pendant de plus longues périodes, plus rapidement et plus efficacement.

Pourquoi opter pour la robotisation des processus?

Ces solutions de main-d’œuvre numérique ont déjà fait leurs preuves dans les domaines des services financiers, des soins de santé et de l’assurance. On peut leur confier plusieurs tâches qui exigent beaucoup de main-d’œuvre[4] :

• Cas d’usage – Limiter l’embauche en ayant recours aux machines :  Il n’est plus nécessaire que le personnel de TI gère manuellement l’accès aux systèmes. Un robot configuré et programmé à cette fin peut s’en occuper : il suffit de lui demander de faire un suivi des demandes d’accès à partir du système d’attribution des billets de la société, de valider l’autorisation de la demande, d’accéder aux systèmes appropriés (Active Directory, SAP, etc.), de donner les accès adéquats à l’utilisateur, de se déconnecter des systèmes, de mettre à jour le billet et d’envoyer un avis aux principaux intervenants par courriel. Ces étapes n’ont plus à être exécutées manuellement par les employés des TI. Ceux-ci peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches à valeur plus élevée.
• Cas d’usage – Traitement des factures et des commandes :  Il n’est plus nécessaire de demander au personnel du service des finances de consacrer des heures à sélectionner les formulaires appropriés et à traiter des factures ou des commandes dans les systèmes. Un robot configuré et programmé à cette fin pourrait accéder au système, sélectionner le modèle nécessaire, interagir avec d’autres systèmes (comme ceux où sont stockés les anciens bons de commande ou factures ou les renseignements sur le client), saisir ou extraire des données et soumettre les formulaires remplis aux fins de traitement. En regroupant la robotisation des processus, la reconnaissance optique de caractères et l’automatisation « cognitive », il est possible d’obtenir des intervalles de confiance plus fiables afin de réduire les faux positifs. Ainsi, vos ressources s’attardent davantage à d’autres activités plus significatives.
• Voici d’autres cas d’usage :
  • tests d’audit interne et de conformité aux contrôles;
  • fonctions de soutien des TI et des infrastructures (comme celles des techniciens du soutien technique);
  • processus de gestion du changement (comme la création et la gestion des dossiers de modification);
  • intégration, traitement et gouvernance des données;
  • service à la clientèle et opérations d’un centre d’appels.

L’automatisation de telles tâches (et, dans plusieurs cas, l’ajout de l’apprentissage automatique cognitif afin de créer de la main-d’œuvre virtuelle en mesure d’acquérir des connaissances) dans ces secteurs a permis de faire de nombreux gains, entre autres[5] :

• diminution des coûts;
• diminution du recours à des employés;
• réduction des risques liés aux opérations et à la sécurité;
• qualité du résultat final accrue et normalisée;
• amélioration du service à la clientèle et de la satisfaction des clients;
• amélioration à l’égard de la tenue des dossiers.

Cependant, même si la robotisation des processus présente de nombreux avantages (certains vont même jusqu’à dire que le rendement sur le capital investi peut frôler les 200 %[6]), celle-ci doit être conçue, planifiée, mise en place et gérée en fonction de votre organisation pour qu’elle soit pleinement efficace.

Comment Richter peut-il vous aider?

L’équipe du service de la Gestion des risques de Richter vise résolument à appuyer les organisations à mettre en place des solutions technologiques de pointe en vue de changer radicalement leurs infrastructures de TI. L’équipe d’experts de Richter vous offre des conseils avisés dans les domaines suivants qui ont trait à la robotisation des processus :

• harmonisation des processus;
• optimisation des processus;
• élaboration de feuilles de route et de stratégies;
• élaboration de politiques;
• sélection de fournisseurs et services de gestion du cycle de vie;
• services liés à la gouvernance des programmes;
• services gérés;
• soutien à la mise en œuvre.

La différence Richter

Chez Richter, nous nous assurons non seulement de répondre à tous vos besoins en matière de conformité, mais également d’évaluer l’ensemble de votre stratégie en matière de sécurité afin que vos processus fonctionnent de manière optimale.

• Présence sur place – Nous privilégions les entrevues en personne aux évaluations effectuées au téléphone.
• Approche holistique – Notre équipe expérimentée examine votre entreprise dans son ensemble ainsi que les interactions entre les différents secteurs, puis elle repère les secteurs particuliers à optimiser qui pourraient avoir une incidence sur votre stratégie en matière de sécurité ou être touchés par celle-ci.
• Présence tout au long de votre parcours – Notre équipe est présente pour vous tout au long du processus de conformité et nous pouvons vous aider lors des implantations de systèmes (contrôles internes, détection des fraudes, etc.).
• Professionnels chevronnés et avisés – Nos professionnels en sécurité possèdent de nombreuses années d’expérience et des certifications reconnues par l’industrie, dont les titres de CISSP, de CISA, de CISM, de CRISC et de SCF.

Au sujet de Richter

Fondé en 1926 et reconnu comme étant l’un des plus importants cabinets de comptabilité et de consultation du Canada, Richter compte 60 associés et 500 employés. Le cabinet sert ses clients à partir de ses bureaux situés à Toronto, à Montréal et à Chicago et offre des services en audit, en fiscalité, en consultation et en gestion du patrimoine.

Notre division des Services-conseils en risques, performance et technologie compte plus de 30 professionnels à Montréal et à Toronto qui mettent à la disposition de notre clientèle leur expertise en cybersécurité, en sécurité de l’information, en gouvernance, en contrôle interne, en services-conseils en amélioration de la performance ou des TI, en gestion des risques de fraude et en finances, pour ne nommer que ceux-là.

Notre équipe multidisciplinaire hautement qualifiée possède des compétences et une expertise qui dépassent constamment les attentes de notre clientèle. Nos professionnels sont à la fois des experts en TI et en affaires, ce qui signifie que nous sommes en mesure :

• de comprendre les systèmes d’information et les processus d’affaires;
• de repérer les risques d’entreprise et les risques liés aux TI critiques à l’aide d’une approche fondée sur les risques;
• d’émettre des recommandations pratiques quant aux contrôles et aux stratégies d’atténuation des risques;
• de formuler des conseils conformes aux meilleures pratiques de l’industrie.

Consultez d’autres articles :

• Combattre la fraude (et d’autres enjeux de sécurité) à l’aide de l’automatisation et de l’apprentissage automatique
• Automatisation intelligente
• Les facteurs favorables à l’automatisation des processus par la robotique

[1] Une approche et une méthodologie rigoureuses et axées sur les données qui visent à supprimer les défauts observés dans tout processus, de la fabrication aux transactions et du produit au service (https://www.isixsigma.com/new-to-six-sigma/getting-started/what-six-sigma/).

[2] https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/four-fundamentals-of-workplace-automation

[3] https://irpaai.com/what-is-robotic-process-automation/

[4] https://thoughtonomy.com/wp-content/uploads/2017/05/Thoughtonomy_RPA_whitepaper_FINAL.pdf

[5] https://www.burniegroup.com/22-benefits-of-robotic-process-automation/

[6] https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/the-next-acronym-you-need-to-know-about-rpa